Tsunami Digital

on-off-button-previewExiste um botão de desligar

Os feriados são dias mágicos, e não somente porque o sol está brilhando ou a neve está caindo. Se você aproveitar a oportunidade, também pode ser por causa do silêncio: o smartphone pode estar desligado e nada de mensagens “você tem e-mail!”. Você aproveitou? Você aproveita essas oportunidades durante o trabalho, mesmo que seja por apenas alguns minutos? Ou você é outro prisioneiro da nova mídia eletrônica, incapaz de manter o mundo digital afastado do seu mundo?

Iphones, iPads, Blackberries, Androids, Kindles e todos os outros estão transformando as nossas vidas, e não somente no trabalho. Mesmo assim, acredite se quiser, praticamente não existem estudos sobre o efeito que eles causam à gestão e a gestores. Nós escrevemos este artigo acreditando que essas tecnologias, como várias outras, oferecem benefícios óbvios acima das ameaças sutis, e um gestor precisa compreendê-las.

Nós analisamos esse assunto de duas perspectivas diferentes, porém complementares. Um de nós (Henry) publicou dois livros sobre gestão, o primeiro em 1973 chamado A natureza do trabalho de gestão (The nature of managerial work) e o segundo em 2009 chamado Managing; ambos foram baseados em estudos empíricos sobre o dia-a-dia do trabalho de um administrador. O outro (Peter) estudou amplamente o impacto da tecnologia da informação no ato de tomar decisões, como descrito em diversos artigos. Nós combinamos nossos esforços para oferecer alguma especulação bem informada sobre a maneira que essas novas tecnologias estão influenciando o gestor e a Administração. Sugerimos que você considere o seu próprio uso da mais relevante dessas tecnologias, o e-mail, como sugerido abaixo.

Analise a si mesmo para tornar-se parte da solução

Realize o seguinte exercício para determinar se você é parte do problema ou da solução e para medir o quão realmente importantes são as mensagens que você envia e recebe. Os resultados podem surpreendê-lo. Faça três cálculos: (1) a sua taxa entre envios/recebimentos: a quantidade de mensagens que você envia comparada com a que você recebe; (2) a sua taxa de iniciação: a porcentagem de conversações que você inicia ao invés de somente responder; (3) a sua taxa de ação-obrigatória: a fração de mensagens que necessitam de alguma ação de sua parte (normalmente uma resposta ou encaminhamento).

Por exemplo, um de nós (Peter), fez as contas pela sua primeira semana de trabalho esse ano e surpreendeu-se com o resultado. Ele recebeu 294 e-mails, fora aqueles retidos pelos filtros de spam. 20% destes foram gerados por sistemas de mensagem; os outros vieram de remetentes diversos. Foi uma semana razoavelmente leve, mas uma base de estudos interessante, pois não havia conversações em andamento da semana anterior (devido aos feriados). Durante essa semana, 64 e-mails foram enviados para 76 recipientes, gerando uma taxa de envios/recebimentos de 1:4.6. Das mensagens enviadas, 33 eram respostas para algumas das 294 mensagens recebidas (um pouco menos de 10%), 13 eram mensagens recebidas e encaminhadas para alguma outra pessoa responsável por lidar com elas (cerca de 5%) e 18 eram conversações iniciadas (6% do total recebido).

Resumindo, dos 294 e-mails recebidos, somente 46 (cerca de 15%) necessitavam de ação imediata, 107 (cerca de um terço das mensagens) não foram sequer lidas (o título da mensagem já comunicava o necessário, a informação era obsoleta ou a mensagem não passou pelo filtro pessoal de junk-mail) e o resto (cerca de metade) poderia ser classificado como “informação relevante” (o que por sua vez pode requerer mais tempo e atenção).

Assumindo que cada um dos 46 itens de ação obrigatória necessita de algum raciocínio, pode-se demorar uma média de 10 minutos para lidar com cada um. Essa soma chega a quase um dia de trabalho inteiro. Adicione isso às 18 conversações iniciadas, onde gasta-se cerca de 15 minutos em cada, e você tem outro dia de trabalho inteiro. Se você contar um minuto por mensagem para fazer a triagem dos 294 e-mails, você gastou quase metade de uma semana de trabalho de 40 horas só lidando com e-mails! Agora vamos dizer que essas estimativas são o dobro do que elas deveriam ser. Mesmo assim, vinte por cento da semana de trabalho é consumida lidando com e-mails.

O lado bom da TI

Nós sabemos que o esforço de administrar está fortemente ligado à comunicação: estudos sugerem que gestores de vários níveis passam ao menos metade do seu tempo coletando, recebendo e disseminando informação. E todos nós beneficiamos da maneira que novas tecnologias podem aumentar a velocidade e alcance dessa comunicação através do mundo inteiro. Quem, hoje em dia, consegue administrar sem elas?

Estudos de Administração, alguns com mais de cinquenta anos, já deixavam claro que a gestão é caracterizada por variedade, brevidade, fragmentação, um ritmo rápido e frequentes interrupções. A atenção é frequentemente desviada de uma atividade a outra em uma tentativa de atender a demandas conflitantes. Administradores podem perder bastante eficiência graças a essa atenção dispersa. Na verdade, o primeiro desses estudos, de autoria de Sune Carlson observou diretores administrativos em corporações suecas no fim dos anos 1940 – enquanto o primeiro computador ainda estava sendo desenvolvido – e descobriu que eles já estavam inundados por relatórios.

A computação móvel parece bastante direcionada para o modo de trabalho do administrador. Isso ajuda a explicar o enorme sucesso de vendas de Blackberries e smartphonesentre administradores. Essas tecnologias permitem a eles lidar mais eficientemente com as várias demandas e usar os momentos entre interrupções para completar suas tarefas enquanto ainda deixam algum espaço livre para contemplação.

Então, para o administrador que trabalha em um ambiente apressado e fragmentado, a TI móvel é bastante importante. Essa tecnologia, especialmente o Blackberry e os smartphones, parecem ter sido criadas com eles em mente. Falando apenas sobre o e-mail, o número aproximadamente que circula na internet por dia é de 247 bilhões (www.radicati.com), e com isso, a importância e o custo dessa quantidade se torna mais claro. Como qualquer novo avanço tecnológico, existem efeitos não-intencionais, mas danosos dessa tecnologia no trabalho de gestão. E no fim das contas o que importa é: você será uma parte do problema ou da solução?

Fonte: http://www.administradores.com.br/artigos/tecnologia/existe-um-botao-de-desligar/71927/
Texto escrito em parceria com Peter Todd – professor de Informática, Ciência Cognitiva e Psicologia na Universidade de Indiana, nos Estados Unidos. É pesquisador em tecnologia e desenvolveu modelos de redes neurais da evolução da aprendizagem.

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